Pflegekassen: Anträge, Formulare und Fristen

Aktualisiert am 24. August 2026

Zwei Menschen mit demselben Pflegegrad erhalten bundesweit dieselbe Höhe an Pflegegeld oder Pflegesachleistung, denn diese Beträge legt das Sozialgesetzbuch XI fest, nicht die einzelne Kasse. Unterschiedlich ist dagegen der Weg dorthin: Jede Pflegekasse verwendet eigene Formulare, eigene Online-Portale und eigene interne Abläufe für die Bearbeitung. Wer weiß, welches Formular seine Kasse für welche Leistung verlangt, spart sich Rückfragen und Verzögerungen, gerade bei Leistungen, die Belege oder Nachweise erfordern.

Diese Seite bündelt deshalb nicht die Höhe der Leistungen — die steht bereits auf der Leistungsübersicht —, sondern den praktischen Weg zum Antrag: welches Formular, welcher Einreichungsweg und was bei welcher Kasse zu beachten ist. Das betrifft vor allem Leistungen, bei denen Nachweise oder Belege eine Rolle spielen, während reine Geldleistungen wie das Pflegegeld meist mit einem einzigen, einfachen Antrag auskommen.

Was bei jeder Kasse gleich bleibt

Bevor es um Formulare geht, lohnt der Blick auf das, was ohnehin für alle gilt: Pflegegeld, Pflegesachleistung, Entlastungsbetrag und die weiteren Leistungen sind bundesweit einheitlich geregelt, unabhängig davon, ob die AOK, die Barmer, die TK oder eine andere gesetzliche Kasse zuständig ist. Auch die Fristen für die Begutachtung und die grundlegenden Antragsvoraussetzungen ergeben sich aus demselben Gesetz. Eine vollständige Übersicht der Beträge für 2026 bietet die Leistungsübersicht; die konkreten Pflegegeld-Beträge nach Pflegegrad stehen auf der Seite Wie viel Pflegegeld gibt es 2026?.

Der Grund für diese Einheitlichkeit liegt darin, dass die Pflegeversicherung eine Pflichtversicherung mit gesetzlich festgelegten Leistungen ist, ähnlich wie die Rentenversicherung. Die einzelnen Kassen verwalten die Leistungen, sie erfinden sie nicht neu. Das unterscheidet die Pflegeversicherung von manchen Zusatzleistungen der Krankenkassen, bei denen einzelne Kassen tatsächlich unterschiedliche Konditionen anbieten dürfen.

Verhinderungspflege je nach Kasse beantragen

Bei der Verhinderungspflege zeigt sich der Unterschied zwischen den Kassen besonders deutlich, weil hier oft Belege für die Ersatzpflegeperson eingereicht werden müssen und manche Kassen ein eigenes Formular für Angehörige und eines für professionelle Dienste vorsehen. Wird die Ersatzpflege von Verwandten bis zum zweiten Grad übernommen, gilt zusätzlich eine eigene Obergrenze, die sich am doppelten monatlichen Pflegegeld orientiert, unabhängig vom vollen Jahresbudget. Für die drei größten Kassen gibt es dazu eigene Seiten mit dem passenden Formular und Ablauf: Verhinderungspflege bei der AOK, Verhinderungspflege bei der Barmer und Verhinderungspflege bei der TK.

Diese Tabelle wächst mit der Zeit um weitere Kassen und Leistungen. Solange eine Kombination hier noch fehlt, gelten die allgemeinen Regeln der jeweiligen Leistungsseite unverändert, nur das genaue Formular müssen Sie dann direkt bei Ihrer Kasse erfragen.

Entlastungsbetrag und Pflegehilfsmittel beantragen

Auch beim Entlastungsbetrag und bei den Pflegehilfsmitteln unterscheidet sich der Einreichungsweg von Kasse zu Kasse, etwa ob Rechnungen hochgeladen, per Post eingereicht oder direkt mit einem Anbieter verrechnet werden. Für die AOK gibt es dazu eigene Anleitungen: Entlastungsbetrag bei der AOK und Pflegehilfsmittel bei der AOK. Wer bei einer anderen Kasse versichert ist, findet die allgemeinen Regeln zu beiden Leistungen auf den jeweiligen Übersichtsseiten und kann daraus ableiten, welche Unterlagen typischerweise verlangt werden.

Bei den Pflegehilfsmitteln zum Verbrauch bieten manche Kassen zusätzlich eine sogenannte Boxenlösung an, bei der ein Vertragspartner die monatliche Pauschale automatisch als Paket liefert, statt dass Sie einzelne Rechnungen einreichen müssen. Das ist bequemer, schränkt aber die Auswahl der Produkte gegenüber einer freien Beschaffung etwas ein.

Bearbeitungsfristen: was realistisch ist

Wie lange ein Antrag bei der eigenen Kasse dauert, lässt sich nicht pauschal für alle Leistungen und alle Kassen angeben — das hängt von der Auslastung, der Vollständigkeit der Unterlagen und der Art der Leistung ab. Als grobe Orientierung gilt: Je vollständiger die Unterlagen beim ersten Einreichen sind, desto seltener kommt es zu Rückfragen, die die Bearbeitung um Wochen verzögern können.

Wie Sie das richtige Formular finden

Der zuverlässigste Weg zum passenden Formular führt über das Kundenportal oder die Servicehotline der eigenen Pflegekasse, denn nicht jede Kasse ist auf dieser Seite im Detail abgebildet. Prüfen Sie zunächst, ob Ihre Kasse und die gewünschte Leistung oben in der Tabelle aufgeführt ist, und lesen Sie andernfalls die allgemeine Seite zur jeweiligen Leistung, bevor Sie sich direkt an Ihre Kasse wenden. Halten Sie bei diesem Anruf oder Portal-Besuch am besten schon den eigenen Pflegegrad und, falls vorhanden, den letzten Bescheid bereit, damit die Kasse das passende Formular direkt zuordnen kann. Wenn Sie noch keinen Pflegegrad haben, beginnt der Weg ohnehin zuerst bei Pflegegrad beantragen.